¿En qué inviertes tu tiempo y cómo lo organizas?

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¿En qué inviertes tu tiempo y cómo lo organizas?

Es importante saber en qué inviertes tu tiempo, a qué lo dedicas y cómo lo organizas, porque nunca llegas a todo (disculpa, puede que tú sí que cumplas la agenda, incluso tengas planificado cada minuto del día, no obstante, si quieres puedes seguir leyendo, 🙂 ) qué hacemos para decir constantemente –no tengo tiempo, me falta tiempo, ¿podemos alargar el día?, trabajo 12 horas y me faltan otras 12- (Aunque sabes que aunque estuvieras trabajando 24 horas no lograrías hacer todo lo que tienes que hacer).

“No dejes que lo que NO puedes hacer interfiera con lo que PUEDES hacer.”
John Wooden.

¿Qué hacemos cuando diariamente por el tipo de trabajo que tenemos, con mayor o menor responsabilidad, con más o menos funciones que desempeñar y con muuuchas tareas que cumplir, acabamos el día con la sensación de que es imposible llegar a todo y hacer todas las cosas que teníamos que hacer?

Podemos hacer dos cosas:

1-Decirle a tu jef@ (muy educadamente, eso sí) que tu puesto de trabajo, es susceptible de ser revisado, que está mal diseñado,(casi mejor di que se puede mejorar, véndele la moto de que así producirás mas, con mucho tacto, hay que ser educad@), que coger el teléfono, tener buena cara y ser agradable todo el día, contestar el correo, hacer el informe que te pidió la semana pasada (¡por qué no lo hiciste ya!), tomarte un café, poner en silencio el teléfono, hacer la reunión, reclamar los pedidos a los proveedores, atender al comercial (que se ha presentado de repente y has decido atender por no hacerle un feo y no saber decir NO) interactuar en las redes sociales en nombre de la empresa, como de Community Manager, preparar el inventario y los documentos que te han pedido e interesarte por tus compañer@s, etc., que es difícil ejecutar todas esas tareas. Puedes decirle a tu jef@ (con cariño) que ni con dos como tú, sería posible cumplir los objetivos. Y eso que tú eres eficiente.

2- Organizarte mejor el día, la semana, el mes y el año. Todos podemos sacar un rendimiento más óptimo de nuestro tiempo. Planificando dejamos menos cosas al azar.

Y si hablamos de la vida personal ni te cuento. A veces andamos como un perro trufero de un lado para otro como loc@s. Claro que en nuestra vida personal, las tareas y obligaciones que tenemos que hacer, son ni más ni menos que las que por propia voluntad nos hemos impuesto. Pero aún así ¿Por qué no gestionar mejor el tiempo?

Cuando tenemos responsabilidades como los niños, nuestros padres, pareja, amigos, animales de compañía…es complicado ganar la batalla al tiempo, porque mezclamos las emociones y los sentimientos con las obligaciones. Cuando hacemos algo que nos gusta no nos importa tanto el tiempo, nos produce bienestar y nos hace vivir momentos felices. Sin embargo, si tenemos que realizar diversas tareas que son obligadas y que no nos agradan tanto, en ocasiones las dejemos a posteriori, cuando puede que vayamos just@s de tiempo y esto provoca…ir como perro trufero.

Puede que emplees mucho tiempo en distintas tareas, de diversa índole, clasificadas por niveles de importancia, pero tenemos que saber en qué invertimos nuestro tiempo, para de esta manera ser conscientes de que podemos hacer algo al respecto y con ello, mejorar nuestra productividad.

Hay dos claves para aprovechar más nuestro tiempo:

1-Saber en qué inviertes tu tiempo.

2-Aprender a dividir las tareas.

SABER EN QUÉ INVIERTES TU TIEMPO.

La clave de la gestión adecuada del tiempo es la planificación y la organización. Para ello necesitaremos hacer un diagnóstico de cómo estamos. La matriz de la gestión del tiempo de Eisenhower nos ayuda a clarificar las tareas que son importantes o urgentes en nuestro día a día.

Tipo de tareas:

IMPORTANTES: Las que hay que hacer ya. Las tareas que añaden valor. Están alineadas claramente con nuestros objetivos. Todo aquello que no está alineado directamente no es importante.

URGENTES: Que tiene que hacerse sin demora. Aunque puede no ser importante. Que te llame tu jefe al despacho es urgente, pero puede que te hable de cosas superficiales y personales como que leyó un libro que le gustó y te lo quiere recomendar. Era urgente pero no importante para tu cometido. Una reclamación de un cliente furioso es IMPORTANTE Y URGENTE.

Gestión del tiempo
Gestión del tiempo

APRENDER A DIVIDIR Y SELECCIONAR TUS TAREAS.

¿Cuándo una persona empieza a correr se apunta a una maratón? Puede que tenga ese objetivo, pero irá entrenándose dando un primer paso y comenzará corriendo las carreras de 5km, luego lo hará con las carreras populares de 10km, se inscribirá en la media maratón de 21 km y 97 metros y finalizará con la maratón de 42 km y 195 metros.

La mejor forma de conseguir un objetivo es ir paso a paso. Con ese pequeño paso:

Conseguimos un extra de motivación ya que caminamos en la dirección que queremos. No es lo mismo dar un paso aunque sea pequeño que no darlo.

Sabremos si la ruta que nos hemos trazado es la adecuada o si debemos realizar algunos pequeños cambios en nuestra planificación.

  • Una vez te pones en marcha, esa tarea ya está en la mente y con ello toda tu creatividad. Si has empezado algo, tu mente subconsciente estará trabajando en ello y te acercará más a tu objetivo.

Así que una de las habilidades clave en la gestión del tiempo es la capacidad para diseccionar en pequeños trozos una tarea muy compleja. Tenemos que tener la competencia de saber dividir un proyecto o trabajo ambicioso en diferentes porciones. Una gran manera de hacerlo es mediante un checklist. Así chequeas las tareas que tienes que controlar y hacer.

ALT Checklist

Dividir en trozos un gran proyecto necesita de un plan de acción:

1-Creer más en nuestras capacidades.

2-El creer más en nosotros mism@s, hace que subamos esa pequeña escalera que  lleva a nuestro objetivo.

3-Esto permites tener Autoeficacia: Cuánto crees en ti mismo.

4-Poner tareas asequibles.

5-Designar responsables de esas tareas.

6-Determinar fechas.

Una de las claves del éxito en la gestión del tiempo es empezar pronto el día, tenerlo organizado y hacer las tareas más importantes.

Fuente consultada: Las 8 Claves de la Gestión del Tiempo y la Productividad. Excélitas.

2 comentarios sobre “¿En qué inviertes tu tiempo y cómo lo organizas?

  • el febrero 24, 2015 a las 7:00 am
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    Voy a ponerme manos a la obra y seguir tus consejos. Así explicados parece tan fácil hacerlo… ya te contaré.

    Respuesta

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